Quando Kaique Oliveira começou a implantação de um e-commerce, em 2017, a estrutura era mínima. O primeiro cadastro de produto foi publicado no MercadoLivre, manualmente. Quatro anos depois, o que existe é uma operação que, no pico, pode movimentar 3 mil pedidos, 40% deles entregues no mesmo dia.

Kaique e sua equipe tiveram que substituir o improviso pelo controle de processos, apoiados por plataformas integradas ao sistema ERP. Descobriram que a organização do estoque e sua coordenação com a entrega é crucial. Parece óbvio, mas essa conclusão só foi possível após tropeços rotineiros.

Correria e papel craft

Nos primeiros meses, o braço virtual da loja cresceu até o limite de Kaique. "Eu cadastrava itens, recebia os pedidos, empacotava e despachava. Usávamos caixas e papel craft. Ficava lindo mas levava 15 minutos para ficar pronto". Com um assistente para publicar anúncios e mais dois para embalagem, era possível dar conta de, no máximo, 40 itens por dia.

O volume de pedidos triplicou no Natal. "Foi uma loucura". Um ano depois, ao final de 2018, eram 200 pedidos diários. Equipe e espaço aumentavam; os aborrecimentos também. "Nosso sistema emitia todas as notas fiscais, mas o marketplace dava algum problema e não tínhamos a etiqueta de envio". Outro desacerto: vender produtos que ainda não estavam no estoque, fosse por falha do fornecedor ou do separador de pedidos. 

No segundo semestre de 2019, já eram seis assistentes na administração e 25 funcionários cuidando da expedição. A loja ampliou sua presença em marketplaces, operando na B2W e no Magazine Luiza, além do MercadoLivre. Já haviam abandonado o papel craft, mas o limite de pedidos chegava a, no máximo, 300 por dia.

Em uma ponta, era preciso gerir anúncios em sistemas distintos. "Eu esperava o dia inteiro para saber se o cadastro estava certo, se houvesse uma vírgula errada era preciso fazer tudo de novo". Na expedição, era preciso memorizar o item, pegá-lo no estoque, preparar a embalagem, faturar e emitir as notas, liberar etiquetas na folha A4, cortar, juntar tudo e liberar para o transporte. Em um dia ruim, isso poderia levar horas, dando brecha a todo tipo de falha.

Expedição automatizada

"E se eu te disser que dá para fazer este processo em segundos?" Foi o que Kaique Oliveira ouviu de Breno Pinheiro, CEO da Lexos, durante o E-commerce Brasil Marketplace Conference, em outubro de 2019. Ele também escutou que era possível gerenciar anúncios em múltiplos canais de venda de forma simplificada. Kaíque duvidou: "Eu não vou me iludir, isso é ficção”. Chegou a ouvir, do ERP antigo, que não era possível emitir mais de seis notas por minuto.  

Mas a promessa era interessante demais para recusar. O primeiro impacto com o novo hub foi na gestão de anúncios, alinhado ao controle de estoque: em uma única interface, dava para cadastrar anúncios e publicá-los em massa. 

O maior redesenho, no entanto, foi no picking e packing. O sistema emite uma lista de pedidos ordenada por marca, assim o separador reúne dezenas de itens simultaneamente. Um leitor óptico apontado para o código de barras faz o checkout: etiquetas e documentos fiscais são impressos no mesmo instante. O empacotador tem tudo em mãos para finalizar a mercadoria usando envelopes de segurança.

O faturamento acontece sem intervenção manual. Antes do bipe no leitor óptico, o sistema faz a emissão da NFe, enviando-a para o marketplace. O software também recebe automaticamente os dados para envio. No instante do checkout, as etiquetas de postagem e a DANFE simplificada já estão prontas. "Eu não erro mais. Não existem mais os problemas envolvendo falta de etiqueta, incompatibilidade de sistema para emissão da nota do SEFAZ, entre outras coisas", observa Kaique.

Caminho sem volta

Em poucos dias, a loja chegou à marca de 2 mil pedidos num único dia. "Eu vi isso acontecendo e parecia mágica. A gente se atualiza o tempo todo. Eu vou em congressos. Leio artigos. E pensava: não é possível que eu estava na Idade da Pedra”.

Com a organização do estoque, a gestão eficiente de anúncios e a automação da expedição, a loja de Kaique aumentou a performance, cortou custos e investiu na diversificação de itens. Agora precisam lidar com outro problema: o espaço. Com a loja física ainda fechada, metade do térreo virou estoque, mas já está no limite.  

Kaique entende que a transição da loja física para o online, apesar dos entraves iniciais, foi rápida e no tempo certo. Mais do que isso, é um caminho sem volta para quem pretende vender. "É preciso acompanhar esse movimento. Quem não fizer isso e aceitar o comércio eletrônico, vai deixar de existir", sentencia.

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