Emitir orçamento para clientes é um procedimento essencial para qualquer um que possui um estabelecimento comercial ou é prestador de serviços. Não apenas por ser um documento pedido no dia-a-dia, mas também por poder ser o primeiro passo de uma venda e da conquista de um cliente.

Que tal aprender um pouco mais sobre ele, o seu papel e como apresentá-lo de uma maneira objetiva e eficiente que aumente a probabilidade de aceitação?

Veja agora os principais pontos que todo empreendedor deve estar atento ao criar um orçamento para clientes.

Orçamento para clientes: Esclarecedor de dúvidas

Você possui um negócio na área de serviços de informática. Em mais um dia comum de trabalho, você checa o e-mail e vê que um cliente pediu o orçamento de três tipos de roteadores para serem instalados em um escritório.

Primeiro ponto a ser pensado é: o que este consumidor espera de mim? Afinal, o que é um orçamento para clientes?

Em linhas gerais, podemos dizer que se trata de um documento de cotação de preços. Geralmente, o cliente precisa de um produto ou serviço específico e, para obter o melhor custo-benefício, ele solicitará um orçamento. Assim, em primeiro lugar, ele serve para que o cliente conheça os preços pelo o que deseja.

Mas não é apenas isso: ele também espera que o comerciante também informe as condições que estão vinculadas a este produto, como formas pagamento, prazo de entrega, garantia de funcionamento, dentre outros.

Ao fazer um orçamento para clientes, é preciso ter em mente que ele serve para fundamentar a decisão de uma compra ou não e também representar uma garantia para ambas as partes de que aquelas informações serão posteriormente cumpridas por elas.

Depois de tratar da importância deste documento e elecantar todos os elementos que envolvem a sua emissão, já deu para perceber que saber fazer um bom orçamento para clientes é imprescindível.

Insira todas as informações necessárias e fique atento para apresentá-las da maneira mais clara possível. Isto mostrará ao seu cliente que você entende as suas necessidades, trabalha com transparência e é solícito em todas as situações.

Veja também:

• Vitrine Outlet: Aprenda a gerar mais pedidos em menos tempo.

O que é preciso levar em consideração na hora de emitir um orçamento?

Ao pedir o orçamento de certo produto, o cliente espera que ele traga todas as informações que permitam ele conhecer os preços, as condições de venda e o funcionamento desta empresa.

Assim, o pior erro que alguém pode cometer é emitir um orçamento para clientes simples e incompleto, que os deixe com mais dúvidas do que quando resolveram entrar em contato com o prestador de serviço. Acredite: ele não pensará duas vezes em desconsiderar o seu documento e partir para contatar seus concorrentes.

É melhor pecar pelo excesso do que pela falta: mesmo que o cliente tenha, a priori, apenas pedido a cotação de preços, vale a pena incluir outras informações que você julgue importantes ou que também acredite que serão perguntadas no futuro.

Tópicos essenciais em um orçamento para clientes

Observe agora alguns campos que recomendamos que você inclua no orçamento para clientes a serem emitidos pela sua empresa:

• Identificação

Na rotina comercial, é comum que você tenha que emitir mais de um orçamento por dia e que posteriormente precise fazer o gerenciamento destes vários documentos.

Para facilitar este controle, convém criar uma identificação própria para cada orçamento gerado, como numeração, código alfanumérico, sobrenome do cliente, etc.

• Nome da empresa

Isso também inclui o logo, endereço, telefone fixo, Whatsapp, site, e-mails, redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram, etc) e outros meios de contato que o seu empreendimento dispor.

• Nome do responsável pela emissão do orçamento

Desta maneira, se você possui diversos colaboradores em sua empresa, convém saber quem emitiu determinado documento para dar prosseguimento ao processo de venda.

• Nome do cliente

Nome do cliente ou da empresa que fez o pedido de orçamento.

• Informações sobre o produto ou serviço demandado pelo cliente

Neste campo, é preciso especificar quantidades, dimensões, pesos; detalhes sobre o serviço a ser prestado, o tempo, pessoal e material envolvidos na sua execução, etc.

E é claro, indicar os preços respectivos de cada um destes itens (unidade e em valor total).

• Data de emissão e de validade do orçamento

Estas informações são de extrema importância, pois esclarecem a disponibilidade. E garantem tal serviço ou preço de venda em um determinado período ao cliente.

Além destes dados, também devem constar no orçamento o valor total do pedido, as formas de pagamento aceitas. Além de indicar se podem ser feitas à vista, parcelada. E se existe desconto ao optar por este ou aquele método. Indicar a cobrança ou não de frete, assim como os prazos de entrega. E as assinaturas do emissor do orçamento e do cliente em questão.

Principalmente para o empreendedor, este dado é essencial para que se faça o controle dos orçamentos emitidos. E possa se defender de clientes que por vezes não se atentam para a validade deste documento.

Vale lembrar que segundo o Código de Defesa do Consumidor (o CDC), o prazo que geralmente é dado é de 10 dias a partir do momento de emissão do orçamento. Mas é claro, nada impede que você acorde um prazo diferente com o seu cliente.

Como emitir e controlar orçamentos?

Se você está consciente da importância de saber emitir orçamento para clientes. Mas não sabe como fazer isso sem perder muito tempo, é hora de automatizar a sua gestão.

Atualmente os empreendedores dispõem do sistema integrado ERP (Enterprise Resource Planning), que possibilita concentrar todas as informações dos processos em um só lugar.

Este software fará toda a diferença na sua rotina administrativa.

Conclusão

É imprescindível saber fazer um bom orçamento para clientes, pois ele será capaz de abrir portas para o seu negócio. Afinal, quanto mais completo e esclarecedor ele apresentar as informações, maiores são as chances de aprovação deste documento.

Mas saber criá-lo não é apenas interessante para a parte de vendas, mas também para a própria organização do empreendedor. Ele poderá controlar os orçamentos criados e aprimorar o seu atendimento ao cliente. Todos ganham com este conhecimento!