É muito comum que pequenos lojistas comecem seu e-commerce sem um sistema ERP e façam a gestão do negócio de forma manual.

Seja com a ajuda de planilhas, seja com documentos no Word, essa é a forma como muitos sites conseguem dar seus primeiros passos. 

Pode até ser uma saída válida, literalmente, logo no começo da operação, ou para casos pontuais.

Por exemplo, quando há um volume baixíssimo de vendas por mês ou se você pretende fazer um teste antes de entrar pra valer no mercado. 

Mas, mesmo para empresas pequenas, a utilização de um ERP traz muito mais vantagens e oportunidades de crescer.

Se, por um lado, a contratação de uma solução dessas significa custo extra, por outro proporciona otimização e organização em todos os processos, desde a gestão de estoque até o despacho dos pedidos.

E, na prática, isso significa maior capacidade de vendas.

Para exemplificar, vou trazer dois cases de lojistas que decidiram informatizar seus negócios e escalaram as operações.

Para que serve um ERP?

Antes, acho que vale uma explicação sobre esse sistema. ERP significa Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais, em tradução livre) e é um software de gestão empresarial.

Ele é a ferramenta primordial no gerenciamento de operações e permite controlar uma série de atividades em um único lugar: 

• Centralização de dados vindos de diferentes plataformas (site próprio, marketplaces, loja física);
• Geração de nota fiscal;
• Acompanhamento de estoque;
• Cadastro de produtos no catálogo;
• Visualização as vendas em tempo real;
• Armazenamento de informações dos clientes;
• Controle financeiro sobre impostos e gastos com fornecedores.

Existem várias outras funcionalidades que fazem com que o ERP seja um fator primordial para todas as empresas, mas essas são as principais.

Nem tudo é perfeito, entretanto. Sem uma solução que se adeque ao seu negócio, você vai pagar por serviços ineficientes. E isso pode atrapalhar a operação em vez de organizar o trabalho, como veremos adiante.

Além disso, é preciso que toda a empresa saiba usar o software e esteja muito bem treinada.  E isso também significa investimento financeiro.

Mas quando o ERP é robusto e as equipes andam alinhadas, o resultado costuma ser expressivamente melhor.

Kid Next Brinquedos: de 800 pedidos por semana para 1,3 mil por dia

Na segunda quinzena de março de 2020, a quantidade de pedidos no setor de brinquedos no e-commerce cresceu incríveis 434,7% por causa do novo coronavírus. 

Parece boa notícia ver um aumento desses nas vendas. Mas o sonho pode virar pesadelo se a loja não estiver preparada para um volume tão grande de compras.

Pense comigo: em uma semana, empresas desse mercado enfrentaram um estresse comparável ao da Black Friday, mas sem tempo hábil para se prepararem.

E sabemos o que acontece quando uma operação não se prepara para a Black Friday, não é?

Por isso, quem já trabalhava com bons sistemas ERP conseguiu segurar o tranco de forma bem mais profissional.

A Kid Next Brinquedos, por exemplo, costumava fazer toda a expedição do produto de forma bastante manual.

A loja - que vende na B2W, no Mercado Livre e no Magazine Luiza - até havia contratado uma solução ERP, mas que somente emitia notas fiscais e fazia processos básicos de cadastro e integração de vendas.

Do processo manual à automação

O processo funcionava assim: um funcionário cadastrava dois ou três pedidos que ele conseguia gravar na memória. Em seguida, ia ao estoque pegar os itens e voltava à sua mesa para emitir a nota fiscal, uma por vez.

Depois, esperava entre 30 minutos e uma hora até o sistema liberar as etiquetas, que eram impressas randomicamente porque o software não oferecia a opção de ordenação.

Só depois de procurar a etiqueta correspondente à nota fiscal é que dava para juntar tudo e expedir os produtos.

Isso se não houvesse nenhum problema técnico. Quando surgia alguma instabilidade, esse procedimento todo demorava entre três e quatro horas para cada pedido.

Em resumo: a Kid Next não chegava a despachar nem 800 pedidos por semana apesar da alta demanda.

Ou você se identificou com todo esse processo complicado ou pensou: “Deus me livre, quanta volta e demora nesse processo!”. Ou ambos.

A loja decidiu, então, trocar de ERP e partir para uma opção que pudesse integrar melhor as vendas nos marketplaces e agilizar a operação.

Com o novo sistema já funcionando, foi hora de ver a expedição ficar absurdamente mais rápida.

Resultados

Acredite se quiser: o tempo para emitir a nota fiscal, imprimir a etiqueta correspondente e lançar o pedido caiu para um minuto.

Isso significa que o tempo que a loja levava procurando a etiqueta e esperando o sistema trabalhar começou a ser usado para, efetivamente, enviar mais pedidos.

A otimização fez com que uma pequena loja, que vende apenas pelos marketplaces, passasse de 800 pedidos por semana para 1,3 mil por dia - movimento impulsionado pela quarentena, vale lembrar.

Mesmo assim, agora eles pretendem ampliar sua atuação para mais dois marketplaces.

Ah, detalhe: o novo ERP custa metade do preço da plataforma anterior.

O que quer dizer tudo isso? Em primeiro lugar, que é importante saber que a plataforma em si não vai resolver todos os problemas. Pelo contrário: dependendo da solução, era melhor fazer todo o processo na base das planilhas. 

Em segundo lugar, é sempre importante fazer uma avaliação das ferramentas que a nossa loja usa. Mesmo quando a maré está boa e a operação funciona bem. Todo dia é dia para encontrarmos uma solução mais barata ou que se adeque melhor ao nosso perfil.

Tintas Álamo: menos é mais

Já ouviu falar da Hidra de Lerna? Reza a mitologia grega que, ao cortar uma das várias cabeças desse monstro, duas igualmente letais surgiam em seu lugar.

É neste bicho que o backoffice do seu e-commerce pode se transformar: muitos softwares, poucas soluções

Pois bem, às vezes as lojas se veem lutando contra uma Hidra de Lerna: para cada problema que tentam resolver, precisam contratar mais duas soluções.

Em pouco tempo, o backoffice se torna um emaranhado de integrações que custa muito e, não raramente, dificulta o dia a dia da operação.

Aqui vai um exemplo: se você trabalha com três softwares diferentes - um para o e-commerce, um para a loja física e um para marketplaces -, quando o integrador apresenta instabilidade, isso significa que os sistemas podem ficar comprometidos. 

Além disso, o custo: é preciso pagar por três serviços, e a margem de negociação dos contratos com os fornecedores cai consideravelmente.

Era o caso da Tintas Álamos, um varejo de tintas no extremo sul da cidade de São Paulo. Uma empresa local que, em 2017, decidiu iniciar suas vendas online.

No início, a operação usava três sistemas interligados: um ERP para a loja física, um para o site e o integrador.

Aqui, vou usar as palavras de Alexandre Roschel, um dos sócios da empresa: “Isso era extremamente trabalhoso e desnecessário.”

Agora, imagine que a loja está em sete marketplaces diferentes e você pode imaginar o trabalho que isso dava.

Como resultado, havia certa desorganização. O estoque da loja física desatualizava com frequência e era bastante difícil conciliar as vendas do e-commerce e da unidade física.

Sem contar que, ao usar várias ferramentas, demorava mais tempo para performar algumas atividades relativamente simples, como cadastrar um produto no catálogo.

Afinal, softwares diferentes, cadastros diferentes.

Unificar para evoluir

Depois de muito bate-cabeça, Roschel e o pessoal da Tintas Álamos fecharam com uma única empresa que oferecia todo o ecossistema. De cara, eles conseguiram:

• Integrar totalmente todas as operações - site, marketplace e loja física;
• Controlar o estoque de forma eficiente e conciliar vendas nos diversos canais;
• Facilitar a gestão financeira;
• Diminuir o custo geral, já que precisa pagar apenas um fornecedor.

Perceba que, para uma pequena empresa, esses quatro pilares são fundamentais. É preciso fazer bastante, da forma mais rápida e eficaz, com o menor gasto possível. 

De novo, vale lembrar que a ferramenta, por si só, nunca é milagrosa.

Por trás do sucesso, há avaliações feitas pelos gestores, a identificação de onde realmente vêm os problemas, quanto está sendo gasto no processo e o que pode ser otimizado.

Além, claro, da pesquisa de mercado e de encontrar uma solução que se encaixe no propósito e na realidade da empresa.

Mas quando existe um “match” entre loja e ferramenta, o ERP, definitivamente, se torna uma alavanca para o sucesso dos varejistas.

Obs.: um agradecimento ao Kaique Oliveira (Kids Next Brinquedos) e ao Alexandre Roschel por compartilharem seus dados e suas histórias