Para controlar o estoque de mercadorias é necessário que a empresa adote procedimentos e ferramentas adequados para um controle eficiente. Afinal, ele é essencial para a saúde financeira e operacional de qualquer empresa.

Esse controle pode trazer diversos benefícios, como evitar a falta de produtos, reduzir custos de armazenagem, melhorar o fluxo de caixa e identificar oportunidades.

Neste post blog, vamos esclarecer como realizar o controle com eficiência e outras dúvidas, por exemplo, se o estoque de mercadorias é ativo ou passivo e como utilizar uma planilha para otimizar os registros contábeis.

Boa leitura!

Como contabilizar estoque de mercadorias?

A contabilidade deve registrar todas as operações da empresa, que inclui compra de materiais, pagamentos de funcionários, investimentos em modernização e as vendas dos seus produtos.

Dessa forma, é possível entender os resultados financeiros da empresa e elaborar ações ou redefinir estratégias para melhorar a saúde financeira.

E, para que o controle seja mais preciso, a contabilidade classifica todas as operações entre ativos, passivos, receitas e despesas.

Então, qual é a classificação do estoque de mercadorias? É ativo ou passivo, receita ou despesa?

De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade - NBC TG 16 (R2) disciplina estoque para fins contábeis, o estoque ativo representa materiais ou suprimentos que podem ser consumidos ou transformados, portanto, podem ser matérias-primas ou produtos finais, com destino à produção e à venda.

E por que não é considerado uma receita, já que oferece um retorno financeiro para a empresa?

Para a contabilidade, a receita representa os valores recebidos com a venda dos produtos. O estoque, por si só, não gera uma receita. Para isso, é necessário realizar uma operação comercial, para obter a entrada de recursos financeiros.

Como fazer planilha de estoque de mercadoria?

Para que sua planilha seja mais eficiente, você precisa organizá-la por seções e categorias, a fim de facilitar a atualização dos dados e a sua leitura.

Em primeiro lugar, você deve separar as entradas e saídas do estoque, com as informações dos produtos, situação do estoque, dados da transação, custos e valores.

Veja o que deve conter em cada seção:

• Cadastro de Produtos:
  • Nome do item;
  • Modelo e marca;
  • Código do SKU;
  • Descrição;
  • Unidade de medida (ex: unidade, caixa, pacote, kit);
  • Variações de cor e tamanho;
  • Quantidade disponível;
  • Valor de custo;
  • Valor de venda;
  • Categoria/Grupo;
  • Lucro de cada produto por unidade;
  • Localização no estoque.
• Entradas (Compras):
  • Data da entrada;
  • Fornecedor;
  • Quantidade comprada;
  • Custo unitário;
  • Custo total da compra;
  • Número da nota fiscal.
• Saídas (Vendas):
  • Cliente;
  • Data da saída;
  • Código da transação;
  • Quantidade vendida;
  • Total de itens vendidos; 
  • Valor unitário dos pedidos;
  • Valor total das vendas.
• Saldo de Estoque:
  • Quantidade de itens em estoque;
  • Custo por unidade;
  • Valor total do estoque;
  • Valor do total de entradas e saídas.

Como calcular estoque de mercadorias?

Para o gestor conseguir fazer esse cálculo, é necessário que o estoque seja alimentado corretamente com os dados das entradas e saídas dos produtos.

Dito isso, há vários indicadores que você pode encontrar e acompanhar. Conheça quais são eles e como calculá-los:

Saldo de estoque

O saldo de estoque, ou o estoque final, representa a quantidade total de cada item disponível no estoque. Para calculá-lo, você deve somar as entradas e subtrair as saídas: 

Custo Médio Unitário

Este cálculo representa o valor médio de cada unidade em estoque, com base no valor total das compras e na quantidade total dos produtos no armazém:

Valor total do estoque

Já este indicador exibe o valor total dos produtos em estoque. Para encontrá-lo, você deve fazer o seguinte cálculo:

Giro de estoque

O giro de estoque indica quantas vezes o estoque é renovado em um determinado período, ou seja, o número de vezes em que os produtos foram vendidos e repostos no armazém:

Cobertura de estoque

Este indicador é bem importante para que as empresas consigam continuar suas vendas, já que indica quanto tempo o estoque consegue durar até que a última unidade seja vendida:

Como fazer controle de estoque de mercadorias?

Empresas pequenas, que possuem um catálogo reduzido de produtos ou realizam poucas vendas, ainda recorrem ao controle de estoque no Excel. 

Mas é preciso tomar muito cuidado para não cometer erros na planilha, gerando informações falsas ou imprecisas, e atrapalhar o controle de estoque. Afinal, a planilha é um arquivo importante para análise e tomada de decisão.

Então, ao organizar o estoque de mercadorias da sua loja, você precisa tomar alguns cuidados e seguir alguns passos. Veja quais são eles:

• Registrar todas as entradas e saídas dos produtos no estoque, informando todos os dados das mercadorias e seus valores;
• Conferir regularmente a quantidade física dos produtos no armazém, isto é, realizar o inventário, para bater as informações com as da planilha;
• Verificar periodicamente se as fórmulas utilizadas para os cálculos, como custo médio e valor total, estão funcionando corretamente;
• Restringir o acesso de edição apenas às pessoas autorizadas, para evitar alterações indevidas ou a perda acidental dos dados;
• Realizar backups com frequência da planilha de estoque e garantir um local seguro para que os dados não se percam;
• Conduzir auditorias para verificar os acessos e as alterações realizadas na planilha de estoque de mercadorias, para identificar irregularidades;
• Gerar relatórios periódicos para acompanhar e analisar a situação do estoque e fornecer informações para a tomada de decisões de compras, precificação, promoções, entre outros pontos.

Além disso, você precisa definir qual é o melhor método de controle de estoque de mercadorias, levando em consideração as características do seu negócio.

Como organizar o estoque de mercadorias com um hub de integração?

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