Criada por meio do Ajuste SINIEF no ano de 2007, a NF-e é um documento digital que faz a comprovação de transações comerciais em todo o Brasil. A emissão de nota fiscal eletrônica substitui os modelos 1 e 1-A para contribuintes do IPI e/ou ICMS.

Atualmente existem outros tipos de documentos fiscais eletrônicos no país, como a NFS-e e a NFC-e, mas a NF-e ainda é o principal meio de se oficializar a compra e venda de produtos em solo nacional. Por esse motivo é importante que todo gestor tenha conhecimentos sobre o assunto e esteja preparado para modernizar seu negócio.

Pensando nisso, preparamos este guia para sanar definitivamente todas as suas dúvidas e atualizá-lo quanto aos benefícios de se usar a nota fiscal eletrônica em sua empresa. Continue lendo!

Emissão de nota fiscal eletrônica: entenda como funciona

O processo para emitir uma NF-e é um pouco complexo, mas não impossível. Para isso, são necessários alguns recursos tecnológicos:

• acesso à Internet;
• um computador;
• um software para emissão de NF-e;
• um certificado digital.

Possuindo um computador com conexão de internet, você precisará escolher um software de gestão que tenha o recurso de emissão de notas fiscais eletrônicas.

O próximo passo é adquirir seu certificado digital. Para isso dirija-se até uma agência dos correios, Sindicato dos Contabilistas ou um Cartório Mais, caso exista um em sua cidade. Esses três locais são os indicados para emissão de certificados públicos.

Toda transação realizada entre sua empresa e a receita federal deve ser autorizada, e quem garante a autenticidade dessa operação é o certificado digital. Sem ele você não é capaz de gerar, tampouco cancelar uma nota fiscal eletrônica.

Cumprindo as etapas apresentadas você terá em mãos todos os requisitos necessários para a emissão de nota fiscal eletrônica.

Existem situações em que a NF-e precisa ser inutilizada, cancelada, corrigida ou cancelada, e é importante explicar a diferença entre todas as situações. Entenda mais a seguir!

Inutilização

Toda nota fiscal eletrônica possui um número de controle sequencial e que só pode ser utilizado uma única vez. Quando um número é gerado, mesmo que a nota seja cancelada, ele não poderá ser reutilizado.

Essa questão gera muitas dúvidas entre os contribuintes, pois muitos não sabem a diferença entre inutilização e cancelamento.

Durante o processo de emissão de uma nota fiscal, pode ocorrer algum erro de comunicação com a Receita Federal. Nesse momento, o número pode ser inutilizado e a sequência numérica comprometida.

Caso perceba que houve uma quebra na sequência numérica de suas notas, comunique à SEFAZ até o décimo dia do mês, pois, do contrário, pode ser caracterizada uma tentativa de fraude. Esses números devem ser escriturados sem valores monetários de acordo com a legislação tributária em vigência.

Cancelamento

Todos estamos sujeitos a cometer erros, para tanto a SEFAZ possibilita o cancelamento das notas fiscais dentro do prazo de 24 horas, desde que a transação comercial não tenha sido efetivada.

Os motivos para solicitar um cancelamento são diversos, desde erros de digitação do CNPJ ou CPF do comprador, falha em cálculos ou até desistência de uma compra. O prazo de até 24 horas é uma medida de segurança para evitar o cancelamento de notas com as mercadorias em circulação.

Para que uma nota seja cancelada, o fisco deve autorizar a operação e seu destinatário não pode ter acusado a ciência do documento.

Após o prazo de 24 horas também é possível realizar o cancelamento, contudo, há uma multa que geralmente equivale a cerca de 1,5% do valor da transação. Esse percentual pode variar dependendo do tempo decorrido desde a emissão do documento até a autorização do fisco para o cancelamento. Nesse caso é recomendado que seu contador seja consultado.

Carta de correção eletrônica — CC-e

Ao cometer um engano durante a emissão de uma NF-e, nem sempre é preciso recorrer ao cancelamento. Dependendo do erro cometido, uma carta de correção eletrônica pode ser a solução mais viável para sanar seus problemas.

Conforme informamos no tópico anterior, o cancelamento é recomendado quando a transação comercial não foi realizada e o prazo de até 24 horas não se esgotou. No caso da correção, ela pode ocorrer em até 30 dias após a emissão do documento fiscal e deve atender a alguns requisitos. Veja quais itens podem ser corrigidos:

• a natureza de operação;
• códigos fiscais
• data de emissão ou de saída;
• peso, volume etc;
• razão social do destinatário;
• endereço do destinatário;
• informações adicionais.

Estorno

Quando não há possibilidade de uma NF-e ser cancelada é preciso regularizar a situação de alguma maneira. A solução recomendada pela SEFAZ é a emissão de uma nota de estorno.

Mesmo que seu produto não tenha saído da prateleira, para o fisco ele saiu, já que a nota não foi cancelada. Por esse motivo, ele deve “retornar” ao estoque de maneira legal, e para realizar essa operação, siga os seguintes passos:

1. emita uma nova NF-e;
2. em finalidade da emissão, selecione a opção “NF-e de ajuste”;
3. em descrição da finalidade, selecione “Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”;
4. referenciar a chave de validação na NF-e cancelada;
5. lance os produtos que serão estornados;
6. selecione os códigos CFOP inversos aos escolhidos na NF-e cancelada;
7. justifique o estorno no campo “informações adicionais”.

Devolução

Esse tipo de NF-e tem como finalidade anular transações comerciais de compra ou venda, inclusive os impostos. É comum em operações realizadas entre empresas, em que ambas possuem sistemas de emissão de notas fiscais.

Quando a recusa é realizada por pessoa física, basta que o destinatário escreva de próprio punho os motivos no verso da DANFE. Nesse caso o próprio fornecedor faz a nota de estorno para oficializar o retorno dos produtos para seu estoque.

Complemento da nota fiscal

Diferente da carta de correção, a NF-e complementar é emitida quando há necessidade de realização de algum reajuste tributário ou fato que implique no aumento do valor original da transação.

Outra situação comum é em casos de exportação. Como o câmbio é variável e algumas mercadorias demoram para chegar aos portos ou aeroportos, pode acontecer alguma alteração em que um complemento se faz necessário.

Se você faz negócios com o setor público, antes de emitir uma NF-e complementar é importante se informar se aceitarão o documento, pois muitas prefeituras e outros órgãos tem o costume de rejeitar complementos e cartas de correção.

A emissão de nota fiscal eletrônica é um dever de toda empresa e hoje você teve a oportunidade de sanar suas dúvidas sobre o tema. Lembre-se apenas de escolher um bom sistema de automação comercial para realizar esse processo de maneira mais fácil e evite dores de cabeça desnecessárias.

Agora que você já sabe sobre tudo sobre a NF-e, conheça também a NFC-e. Ela é um marco no avanço da emissão de documentos fiscais no Brasil.