Ter uma gestão adequada, em qualquer que seja a área, é indispensável para o sucesso das empresas. Como os empreendedores são os gestores mais importantes, conhecer as ferramentas disponíveis para melhorar processos ajuda na execução de tarefas.

Uma delas é o ciclo PDCA, um elemento poderoso se for usado da forma certa. Por isso, continue lendo e confira tudo o que você precisa saber sobre esse tema!

Afinal, o que é o ciclo PDCA?

Para começar, mostraremos o que é o esse ciclo e como ele pode se encaixar em seu negócio.

Trata-se, na verdade, de uma metodologia muito utilizada nos setores de qualidade, que começou a se tornar popular na década de 1920, embora fosse bem diferente do que é atualmente.

Porém, seus principais objetivos continuam iguais: controlar a qualidade de processos por meio de um ciclo simples e que continua a se alimentar, gerando melhorias contínuas.

Ou seja, ao aplicar o ciclo PDCA, a sua empresa poderá otimizar um processo, como o de gestão, desde que repita os passos continuamente. Isso ajudará a resolver muitos problemas e ampliará os efeitos.

Quais são as suas etapas?

O conceito é importante, mas ainda não explica como fazer. Para vencer essa fase, é preciso conhecer as suas quatro divisões.

Cada letra da sigla corresponde a um passo e são eles: Planejamento/Plan (P); Execução/Do (D); Análise/Check (C), Ação/Act (A).

Para funcionar, cada um precisa ser executado da seguinte forma:

Planejamento

Para começar com o pé direito, é fundamental ter uma excelente estrutura e um ótimo controle. O direcionamento faz toda a diferença e garantirá os bons resultados.

Portanto, esse é o momento em que são levantados os motivos da execução deste ciclo. Os problemas de gestão devem ser identificados, assim como os motivos pelos quais eles precisam ser resolvidos.

Depois de identificar o que é relevante, são estabelecidos objetivos e metas para que as ações tenham os efeitos desejados. Essa etapa funciona como um escopo, em que são definidos os efeitos esperados, as ações que serão colocadas em prática e os jeitos de realizar o acompanhamento.

Execução

Depois que tudo estiver planejado corretamente, é hora de colocar a mão na massa. A equipe precisa fazer as modificações necessárias, mas é indispensável se ater ao plano.

Imagine que a primeira etapa tem como objetivo automatizar funções do seu empreendimento, de modo a facilitar a gestão.

Nesse segundo passo, é fundamental que as soluções escolhidas sejam implementadas e integradas da maneira correta, de modo a gerar resultados positivos. Se alguma mudança for inevitável, ela precisa ser registrada para as próximas etapas.

Análise

Depois que tudo foi feito conforme o planejado, deve-se realizar uma conferência e avaliação dos efeitos. Lembre que esse passo é como se fosse um termômetro e indica, por exemplo, se o seu negócio permanece com febre.

Na etapa de análise, são usados os indicadores definidos lá no começo, ainda no planejamento. Por meio de relatórios e outras ferramentas de controle, é possível avaliar se a gestão ficou melhor, pior ou igual depois das ações.

Também é importante comparar o realizado com o planejado e consolidar o que foi aprendido. Afinal, nem tudo sai como planejamos, especialmente no mundo dos negócios. Esta é uma etapa de aprendizagem e reconhecimento de dados.

Ação

Lembra-se de que o ciclo PDCA é ininterrupto? Pois a etapa seguinte demonstra exatamente isso. Nesse momento, é necessário corrigir os erros de execução e/ou melhorar o que ainda não chegou ao patamar desejado.

Conforme o ciclo for sendo executado, a tendência é que essa etapa fique cada vez mais fácil. Se tudo sair como o planejado, a gestão será continuamente otimizada e, com isso, necessitará de menos ações com o tempo.

E por que esse ciclo é importante para empreendedores?

Nenhum empreendedor começa seu próprio negócio com a intenção de falhar. O desejo é sempre se fortalecer, crescer e dar certo no mercado. E o fato é que uma ferramenta como o ciclo PDCA pode ajudar exatamente nisso, já que impacta positivamente a gestão. Simples e poderoso, ao mesmo tempo, é um recurso que traz benefícios como:

Aumenta a eficiência dos processos

Qualquer processo que passe, corretamente, por esse ciclo terá a chance de se tornar mais eficiente. Graças aos sucessivos planejamentos e ações que são executados, os erros são contornados com mais facilidade e eficácia.

Além disso, a otimização contínua permite encontrar possibilidades cada vez melhores para essas etapas. Com isso, há menos desvios na qualidade e um uso muito mais adequado dos recursos.

Otimiza o tempo

O gasto de tempo, inclusive, é bastante diminuído graças a essa ferramenta. Em primeiro lugar, o número de retrabalhos cai consideravelmente, diminuindo a exigência temporal de execução.

Há, ainda, uma supressão de tarefas pouco práticas ou desnecessárias, reduzindo o período entre o início e o final de etapas.

Reduz os custos

Se o empreendimento erra com menor frequência, gasta menos tempo e garante mais qualidade, qual é a consequência? A diminuição dos gastos!

Essa turbinada na produtividade, aliada à melhoria de qualidade, faz com que as tarefas ganhem maior valor e custem menos. E isso é música para os ouvidos de qualquer empreendedor, já que significa aumento de lucratividade e de rentabilidade.

Eleva o comprometimento das equipes

Por trazer uma importante chance de aprimoramento, o ciclo PDCA faz com que as pessoas fiquem mais interessadas e engajadas com a gestão: os colaboradores se atentam com maior intensidade a falhas e possíveis melhorias, além de conectarem com a execução correta de todas as etapas.

Com isso, suas equipes ficam envolvidas com o negócio, o que também contribui para a produtividade e para a conquista de efeitos otimizados.

Traz transparência

Além de agilizar os processos de gestão e de fazer com que se tornem mais eficientes, esse ciclo é fundamental porque é capaz de aumentar a transparência.

Todos os envolvidos conhecem e participam do planejamento e do plano de ação e os erros são identificados e corrigidos com a ajuda de todos. Ou seja: a gestão ficará muito mais integrada, o que se reflete em uma cultura positiva e em um negócio com todas as chances de sucesso.

Agora que você já conhece o ciclo PDCA e seus melhores efeitos, basta começar a aplicá-lo corretamente para ver a sua gestão se transformar. E você não vai querer perder as próximas novidades, não é? Por isso, nos acompanhe no Facebook, Youtube, LinkedIn e Instagram e não fique de fora!