Lidar com a inadimplência de clientes é uma realidade presente no dia a dia de muitos empreendedores. E uma das alternativas mais utilizadas para lidar com essa questão é a famosa carta de cobrança.

Mais do que simplesmente acionar os devedores, ela também é uma forma de manter as contas em ordem. No entanto, é preciso ter cuidado ao utilizar esse tipo de mensagem de cobrança na sua estratégia de gestão.

Desde a confecção do modelo carta de cobrança, até o envio através de diferentes canais de conta, todo o cuidado é pouco. Essa abordagem precisa ser amigável do começo ao fim. Até mesmo para mostrar ao cliente o interesse da sua empresa em ajudá-lo a regularizar a sua pendência.

Nesse artigo, você irá aprender um pouco mais sobre essa ferramenta, como fazer uma carta de cobrança, e quais os cuidados para enviar essa mensagem de maneira não agressiva para o cliente.

Então não deixe de ler até o final!

O que é a carta de cobrança

A carta de cobrança nada mais é do que um instrumento para cobrar valores em atraso de clientes inadimplentes. Esse é um recurso bastante utilizado por empresas, antes mesmo da aplicação de medidas mais consistentes visando a resolução de pendencias financeiras por parte do cliente, como a inscrição do nome do consumidor nos órgãos de cobrança brasileiros (SPC e Serasa), ou ações judiciais, por exemplo.

Essa carta é uma forma extrajudicial de cobrar os clientes por débitos devidos e é amplamente utilizada no Brasil. Por meio dela é possível que o consumidor entenda o valor do seu saldo, e possa até mesmo renegociá-lo, para ambos não saiam prejudicados.

E existem várias formas de como cobrar um cliente. Contudo, é importante que você fique atento quanto as regras de cobrança.

Em alguns casos, ela pode ser considerada abusiva pelo Código de Defesa do Consumidor e a sua empresa poderá ter problemas por conta disso. É o caso, por exemplo, da mensagem cobrança whatsapp.

Ela se tornou bastante comum com a popularização desse aplicativo de mensagem. No entanto, se o cliente não autorizou o envio desse tipo de mensagem, bem como de propagandas, é possível que a sua empresa tenha problemas.

Sendo assim, o mais indicado é que você crie e envie uma carta de cobrança para o cliente, bem como aprenda primeiramente como cobrar uma pessoa por mensagem, ou através de outros canais.

Qual a importância da carta de cobrança

Saber como fazer e enviar a carta de cobrança extrajudicial para o cliente devedor é fundamental, já que ela pode ser a chave para a sua empresa conseguir resolver pendências financeiras de forma amigável e, assim, conseguir fechar o mês no azul.

Além disso, elaborar uma boa carta de cobrança extrajudicial também é importante no sentindo de manter o bom relacionamento com o cliente. Muitas vezes, o consumidor teve um imprevisto, e não conseguir quitar a dívida.

Acontece que ele teve sempre um bom relacionamento com a sua empresa. Logo, é necessário jogo de cintura para manter essa relação saudável, sem deixar de criar condições onde o cliente possa realmente quitar suas dívidas.

Justamente por isso que existem vários tipos de cartas de cobrança. Cada uma delas deve ser usada em situações específicas, de modo a condicionar o devedor a pagar os valores devidos sem qualquer tipo de objeção.

Por exemplo, se o seu cliente já está com a empresa há 10 anos, nunca tinha atrasado um único dia, e no último mês acabou não pagando os valores devidos, é necessária uma abordagem mais amistosa e cuidadosa.

Como, por exemplo, o exemplo de e-mail de cobrança. O tom também precisa ser mais tranquilo, mostrando que a sua empresa sabe que imprevistos acontecem e que ela está disposta a ajudar o cliente. Dessa maneira, o e-mail, mensagem ou carta de cobrança se mostrará uma ferramenta de regularização da situação do consumidor, e até mesmo de reconciliação.

Ou seja, além de conseguir arrecadar o valor devido para o caixa da sua empresa, você ainda fortalecerá o seu relacionamento com o cliente. Isso porque ele verá que a sua companhia se preocupa em resolver o problema, considerando não apenas a quitação do valor devido, mas também as condições financeiras do consumidor.

Como fazer carta de cobrança?

Agora que você já sabe o que é e entendeu a importância que existe na elaboração da carta de cobrança, com certeza deve estar se perguntando: Mas afinal, como fazer a carta de cobrança?

Bom, a primeira coisa que você precisa saber sobre a confecção desse tipo de mensagem é o que a lei diz a respeito desse assunto.

O Código Civil e o Código de Defesa do Consumidor (CDC) são bem claros quanto essa questão. A empresa pode e deve sim fazer a cobrança de dívida. Contudo, ela não tem o direito de expor o cliente a situações de humilharão. E isso fica bem claro no artigo 42: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”.

Ou seja, a sua empresa não pode enviar uma cobrança que faça o cliente se sentir ameado, coagido ou constrangido. Caso contrário ele pode entrar com uma ação contra o seu empreendimento e você ainda terá problemas.

O ideal é criar uma carta de cobrança suave. Ela precisa ter um tom amistosos, demonstrando que a sua empresa entende que o cliente deve ter passado por algum imprevisto e que ela quere ajuda-lo.

Para lhe ajudar, separamos nesse post alguns modelos de cartas de cobrança que você pode usar para cobrar os clientes inadimplentes da sua empresa. Confira:

Modelo de carta de cobrança tradicional (não efetiva)

Esse é o modelo de carta formal mais comum, utilizado por grande empresas, que infelizmente não demonstra um cuidado mais carinhoso com o clientes. Ele mostra todos os dados referentes à dívida do consumidor, ao passo em que se mantém bastante formal quanto a abordagem, só que de maneira amistosa:

"Prezado ou Caro (Aqui você deve inserir os dados do cliente, seja ele pessoa física ou jurídica, e, também o CPF/CNPJ).

Consta em nossos cadastros que o pagamento referente (nesse espaço é necessário inserir o produto ou mercadoria referente a dívida, juntamente com a data de vencimento, o número da parcela ou o mês em aberto) ainda está em aberto.

Estamos entrando em contato para tentar negociar o valor.

(Aqui a sua empresa pode oferecer algumas opções de negociação como parcelamento, descontos para pagamento à vista entre outras possibilidades)

Você tem até o dia (inserir o prazo de resposta do cliente) para entrar em contato para possível quitação do débito ou negociação dos valores.

Caso tenha alguma dúvida referente à valores e prazos, ou já tenha sido realizado o pagamento desconsidere esta carta.

Lembrando que caso não seja realizado o pagamento, isto poderá acarretar o ajuizamento da dívida / cancelamento dos serviços e inserção do seu nome junto ao cadastro nos órgãos de proteção de crédito.

Atenciosamente,

(inserir os dados do responsável pela cobrança e no rodapé acrescente os dados para contato com a sua empresa)"

 

Modelo de cobrança amigável (mais efetiva)

Este modelo de cobrança mais amigável, mais informal, trás um tom mais amigável e delicado de cobrar seu cliente e acaba sendo muito mais efetivo que o modelo de cobrança tradicional.

" Olá (nome e sobre nome do cliente)

Sabemos que na correria do dia a dia é complicado dar conta de tudo, mas como você sabe, a (nome da sua empresa) está aqui para te ajudar.

Infelizmente o pagamento referente a (valor, parcela, identificação da cobrança) não foi identificado. 

Pedimos a gentileza de entrar em contato conosco para juntos resolvemos está questão ou caso já tenha efetuado o pagamento, poderia nos enviar o comprovante para verificarmos o que pode ter ocorrido?

Se estiver com alguma outra dificuldade para efetuar o pagamento, sugerimos entrar em contato por e-mail ou também através dos nossos telefones, que temos certeza que encontraremos uma solução a resolvermos esta questão =)Estaremos sempre disponíveis para te ajudar, fique à vontade para entrar em contato conosco.

Tenha um ótimo dia,

Equipe (nome da sua empresa)"

Utilize uma assinatura de e-mail humanizada e aproxime seu cliente ainda mais da sua empresa mostrando a ele que sua tarefa é ajudá-lo e não apenas cobrá-lo

Modelo Mensagem de Cobrança pelo Whatsapp

A mensagem de cobrança para clientes via Whatsapp também é uma alternativa. Principalmente para as empresas que desejam uma abordagem mais informal e amistosa com o cliente.  Mas lembre-se de pedir uma autorização prévia para envio via aplicativo.

Para lhe ajudar, separamos algumas frases de cobrança que podem ser usadas através desse aplicativo. Confira:

• “Olá prezado (inserir aqui o nome do cliente). Identificamos que o pagamento de (informar o produto ou serviço que não foi pago, bem como o mês de referência ou valor da parcela) ainda não foi feito. Entendemos que imprevistos acontecem e queremos te ajudar. Podemos negociar esse valor (informar as possibilidades de negociação) para pagamento até (inserir a data de validade da proposta). Entre em contato conosco (informar os canais de contato) para que possamos regularizar a sua dívida). Atenciosamente (inserir os dados do responsável pela cobrança)".

Veja abaixo outros modelos de mensagem para clientes via Whatsapp:

• “Olá (nome do cliente), tudo bem? Vimos que o pagamento do último mês ainda não foi realizado. Aconteceu alguma coisa? Entre em contato conosco (informar os dados para contato)";
• “Bom dia (nome do cliente) meu nome é (identificar o responsável pela cobrança) da (colocar o nome da sua empresa). Gostaria de verificar a parcela que ainda está aberto do mês (informar a data referente a dívida). Consigo atualizar o valor com a data de vencimento para (informar a nova data para pagamento). Assim você consegue regularizar a sua dívida. Posso te mandar o boleto via e-mail?”.

Viu como mandar mensagem a cobrar não é um bicho de sete cabeças? Tudo é uma questão de saber abordar o cliente de forma amistosa, mostrando quais são os valores devidos e como ele pode regularizar a dívida sem dores de cabeça.

Além disso, não se esqueça sempre de informar que caso o pagamento não seja feito ele poderá receber uma carta de cobrança spc. Afinal a empresa terá que encaminhar o nome dele para os órgãos reguladores.

Informe também que caso ele já tenha quitado a dívida, que ele deve desconsiderar notificação de cobrança.

Dicas e cuidados importantes ao enviar uma carta de cobrança para seu cliente

Agora que você já conferiu modelo carta cobrança,  vamos lhe dar algumas dicas muito úteis sobre como enviar a carta de cobrança para o cliente. Essas dicas lhe ajudarão a cobrar o cliente inadimplente da forma correta e sem deixar o cliente com uma impressão errada a respeito do seu empreendimento.

Seguindo essas dicas, além de fazê-lo quitar a dívida em atraso, você irá fortalecer a relação do consumidor com a sua empresa. Confira!!!

Sempre informe os dados da dívida de forma detalhada

O primeiro cuidado na hora de elaborar a carta de cobrança ao cliente é sempre informar de forma detalhada todos os dados da dívida em questão. O consumidor precisa saber exatamente quais os valores estão sendo cobrados e também os motivos da cobrança está sendo efetuada naquele momento.

Isso porque, muitas vezes são acrescidos juros e multas sobre os valores devidos. Então, para que não haja confusão informe de forma detalhada todas essas informações.

Estabeleça um prazo para primeiro contato

Por lei, toda empresa tem direito de cobrar uma dívida logo após o prazo de vencimento. Ou seja, se a dívida venceu no dia 11 de novembro, no dia 12 de novembro o seu negócio já poderia entrar em contato cobrando ela.

Contudo, é a sua empresa que deve estabelecer o primeiro contato de cobrança. Isso é importante até mesmo para decidir quando a dívida será protestada e enviada para os órgãos de fiscalização.

Isso pode variar bastante de negócio para negócio. O ideal é que você sente com o pessoal da gestão financeira, bem como o departamento jurídico para estabelecer esses prazos.

Lembre-se que eles a cobrança pode determinar se a sua empresa irá fechar no azul ou no vermelho.

Logo, a política de cobranças deve ser desenvolvida não só prezando o bom relacionamento com os clientes, mas, também, a manutenção da saúde financeira do seu negócio.

Frequência de envio

Uma dúvida frequente no que se refere ao envio da carta cobrança é em relação à frequência de envio desse tipo de cobrança.

A verdade é que a frequência de envio varia muito de empresa para empresa. Geralmente, os empreendedores que optam por e-mail fazem uma cobrança por semana. Contudo isso pode variar conforme o tipo de dívida.

Além disso, no caso do WhatsApp, é preciso ter ainda mais atenção ao envio excessivo de mensagem. Mandar uma avalanche de mensagens vai contra o Código de Defesa de Consumidor.

Além de perder o número de whatsapp da sua empresa, você ainda corre o risco de ter que responder judicialmente por esse tipo de mensagem. E lembre-se sempre que o cliente deve ter autorizado o envio desse tipo de mensagem.

Tente evitar o envio de cobrança

O envio de carta de cobrança pode ser evitado em vários casos. Para isso, é necessário começar um trabalho que antecede o vencimento dos valores em aberto.

Se tornou muito comum que as empresas avisem o cliente quando uma dívida está perto de vencer. Principalmente nas prestadoras de serviços, que se baseiam no sistema de pagamentos recorrentes.

Essa prática se popularizou por que muitos clientes, por conta da correria do dia a dia, realmente acabam esquecendo de quitar os valores. E isso se torna um grande problema.

Então, para evitar ter que enviar a carta de cobrança, crie um sistema para avisar o cliente sobre o vencimento da dívida. Inclusive, vale à pena orientar o cliente sobre o pagamento agendado.

Essa é uma modalidade oferecida pela maioria dos bancos. O cliente agenda o débito automático de um valor da sua conta, e, assim, tem menos chances de acabar atrasando o pagamento.

Cobranças de pessoas físicas são diferentes das jurídicas

 Esse também é um ponto importante em relação a cobrança de dívidas. No caso de pessoas jurídicas, esse tipo de ação é feita através das duplicatas.

Que nada mais são que títulos de crédito emitidos de uma empresa para outra.

Alguns bancos oferecem a opção de protesto automático de duplica. Ou seja, você estipula uma quantidade de dias X depois do vencimento e o banco mesmo aciona o cartório.

Nesse tipo de caso, geralmente os valores são maiores. Afinal você estará lidando com outra empresa. Por isso vale mais à pena investir em um meio mais direto de cobrança, e, também estudar o cliente antes de fechar negócio.

Conclusão

Cobrar dívidas faz parte da rotina de qualquer empresa. E saber como realizar esse tipo de ação é fundamental para a gestão financeira, afinal, o recebimento de valores é o que determina se um empreendimento fechará o mês positivo ou negativo.

A inadimplência de clientes é um problema que praticamente todos empreendedores irão enfrentar. Contudo, é possível usar meios para incentivar a quitação de dívidas, como é o caso da carta de cobrança, que usada de maneira correta irá gerar só benefícios.

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